COD অর্ডার কুরিয়ারে দেওয়ার আগে ৩০–৬০ সেকেন্ডের একটা কনফার্মেশন কল ফেক অর্ডার আর ভুল ঠিকানার বেশিরভাগ ধরে ফেলে। নিচে আছে তৈরি কল স্ক্রিপ্ট (বাংলায়), কাস্টমার যা বলতে পারেন তার উত্তর, কখন অর্ডার আটকে রাখবেন, আর পুরো কাজটা দোকানের প্যানেলে কীভাবে গুছিয়ে রাখবেন।
কনফার্মেশন কল কেন দরকার
- যিনি মজা করে বা ভুলে অর্ডার দিয়েছেন, তিনি কলেই বাতিল করেন — পার্সেল ফেরতের খরচ বাঁচে।
- ভুল ঠিকানা, ভুল সাইজ বা ভুল রং পাঠানোর আগেই ধরা পড়ে।
- কাস্টমার জানেন পার্সেল আসছে, তাই কুরিয়ারের ফোন ধরেন।
কল করার আগে ১০ সেকেন্ডের প্রস্তুতি
- অর্ডারের পণ্য, সাইজ-রং, মোট টাকা আর ঠিকানা সামনে রাখুন।
- কাস্টমারের আগের কুরিয়ার হিস্টরি দেখে নিন। অনেক পার্সেল ফেরতের রেকর্ড থাকলে কলে একটু বেশি নিশ্চিত হয়ে নিন। একটা নম্বর বিনামূল্যে যাচাই করুন: ফ্রড চেক।
- পণ্যে অগ্রিম নেওয়া থাকলে ট্রানজেকশন আইডি মিলিয়ে নিন।
কনফার্মেশন কলের স্ক্রিপ্ট
১. পরিচয়: "আসসালামু আলাইকুম, আমি [দোকানের নাম] থেকে [আপনার নাম] বলছি। আপনি আমাদের ওয়েবসাইট থেকে একটা অর্ডার দিয়েছিলেন, সেটা কনফার্ম করতে ফোন করেছি। এক মিনিট কথা বলা যাবে?"
২. পণ্য মিলিয়ে নেওয়া: "আপনি নিয়েছেন [পণ্যের নাম], [সাইজ/রং], [কয়টা]। ঠিক আছে?"
৩. ঠিকানা: "ডেলিভারি যাবে [ঠিকানা পড়ে শোনান]। বাসা নম্বর বা কাছের কোনো চিহ্ন বলবেন, যাতে ডেলিভারিম্যান সহজে খুঁজে পান?"
৪. টাকা: "ডেলিভারি চার্জসহ মোট [টাকা]। পণ্য হাতে পেয়ে ডেলিভারিম্যানকে দেবেন।" (অগ্রিম নেওয়া থাকলে: "আপনার [অগ্রিম] টাকা পেয়েছি, বাকি [টাকা] ডেলিভারির সময় দেবেন।")
৫. সময়: "ঢাকার ভেতরে সাধারণত [১–২] দিন, বাইরে [২–৩] দিন লাগে। কুরিয়ার থেকে ফোন এলে একটু ধরবেন।"
৬. শেষ: "আর কিছু জানার আছে? ধন্যবাদ, আপনার অর্ডার কনফার্ম করে দিচ্ছি।"
ডেলিভারির দিন আপনার কুরিয়ারের আসল সময় অনুযায়ী বসাবেন।
কাস্টমার যা বলতে পারেন, আর উত্তর
| কাস্টমার বললেন | যা করবেন |
|---|---|
| "দাম একটু বেশি" | পণ্যের মান বা গ্যারান্টির কথা বলুন। ছাড় দিতে চাইলে দোকানের নীতি অনুযায়ী, সবার জন্য একই। |
| "সাইজ বদলাতে চাই" | স্টক দেখে অর্ডারটা এডিট করুন, তারপর আবার মিলিয়ে নিন। |
| "পরে নেব" / "এখন না" | অর্ডার কুরিয়ারে দেবেন না। নির্দিষ্ট তারিখ বললে নোটে লিখে রাখুন। |
| "আমি অর্ডার দিইনি" | ভদ্রভাবে দুঃখপ্রকাশ করে বাতিল করুন। বারবার হলে নম্বরটা ব্লক করুন। |
| "অগ্রিম দিতে পারব না" | অগ্রিম কেন নেওয়া হয় বুঝিয়ে বলুন (ভুয়া অর্ডার কমাতে)। নীতি অনুযায়ী সিদ্ধান্ত নিন। |
কখন অর্ডার আটকে রাখবেন
- দুবার কল করেও কেউ ধরেননি, আর মেসেজেরও উত্তর নেই।
- কুরিয়ার হিস্টরিতে অনেক ফেরত, আর কলে উত্তর অস্পষ্ট।
- ঠিকানা অসম্পূর্ণ, আর কাস্টমার ঠিক করে দিচ্ছেন না।
এমন অর্ডারে ডেলিভারি চার্জ অগ্রিম চাইতে পারেন। পণ্য ধরে অগ্রিম চালু করার নিয়ম: COD অর্ডারে অগ্রিম পেমেন্ট।
প্যানেলে কাজটা যেভাবে গুছিয়ে রাখবেন (Sellsull)
- অর্ডার লিস্টে প্রতিটা অর্ডারের Call Status মার্ক করুন: Call Sent, Call Received বা Not Received।
- Call Status দিয়ে ফিল্টার করুন — যেমন "Not Received" অর্ডারগুলো দিনের শেষে আবার কল করুন।
- কলে নিশ্চিত হলে অর্ডারের স্ট্যাটাস Accepted করুন, বাতিল হলে Cancelled।
- Accepted অর্ডারগুলো একসাথে কুরিয়ারে পাঠান (Steadfast, Pathao, Carrybee-তে একবারে ২৫টা পর্যন্ত)।
Facebook বিজ্ঞাপন চালালে আরেকটা সুবিধা: সেটিংয়ে চাইলে Purchase ইভেন্ট শুধু অর্ডার কনফার্ম করার পর পাঠানো যায়, তাই বাতিল অর্ডার বিজ্ঞাপনের হিসাবে ঢোকে না। দেখুন: Facebook-এ Purchase বেশি, অর্ডার কম?
ছোট কিছু পরামর্শ
- অর্ডার আসার যত দ্রুত সম্ভব কল করুন; কয়েক ঘণ্টা পরে কাস্টমারের আগ্রহ কমে যায়।
- একই ব্যক্তি কল করলে কথার ধরন একরকম থাকে, ভুল কম হয়।
- কল ছোট রাখুন; বিক্রি করার চেষ্টা নয়, মিলিয়ে নেওয়াই কাজ।
- দিনে অনেক অর্ডার হলে স্টাফকে শুধু অর্ডার বিভাগের অনুমতি দিয়ে কাজটা দিন: স্টাফ রোল গাইড।
সাধারণ প্রশ্ন
প্রতিটা COD অর্ডারে কি কল করা দরকার?
শুরুতে হ্যাঁ। পরে পুরোনো, নিয়মিত কাস্টমারদের কল বাদ দিতে পারেন; নতুন কাস্টমার আর দামি অর্ডারে কল করুন।
কাস্টমার ফোন না ধরলে কী করব?
কয়েক ঘণ্টা পর আবার কল করুন আর একটা মেসেজ দিন। দুবারেও না পেলে অর্ডার আটকে রাখুন।
কল কমিয়ে ফেক অর্ডার ঠেকানোর অন্য উপায় আছে?
আছে: কুরিয়ার হিস্টরি যাচাই, ঝুঁকির পণ্যে অগ্রিম, আর ফোন/IP/ডিভাইস ব্লক। দেখুন: COD ফ্রড ঠেকানোর ৭টি উপায়।
আজই একটি ফ্রি দোকান খুলুন আর অর্ডার কনফার্মেশন এক জায়গা থেকে সামলান।
